Exemplo do que se pode obter com o BI

Muitas empresas já colhem os bons frutos possibilitados pelas soluções de BI. Foi o caso da Diebold Procomp, empresa especializada na produção e comercialização de soluções para automação bancária e corporativa. Motivada a trabalhar de modo ainda mais ágil, com números e informações de diversas áreas, a unidade de assistência técnica da Procomp partiu para a implementação de uma solução de Business Intelligence (BI) baseada em plataforma Microsoft, utilizando principalmente o gerenciador de banco de dados SQL Server 2000 e o Excel 2000.

Na empresa, os 1.300 profissionais da divisão de assistência técnica trabalham com uma série de informações que devem ser precisas e atualizadas a fim de garantir o bom atendimento ao cliente. Até o final do ano de 2000, essas informações eram fornecidas em planilhas Excel, obtidas após uma série de processamentos em um ambiente Paradox e comumente disponibilizadas com 15 a 30 dias de atraso, por causa das diversas intervenções manuais no processo. Além disso, o sistema fornecia uma visão estática, o que reduzia a sua utilidade. A abertura de um chamado, por exemplo, demorava vários dias até constar nos relatórios gerenciais. Em função do atraso entre a ocorrência de um fato e a disponibilização da informação correspondente no sistema, era comum que os gerentes utilizassem suas próprias análises e indicadores. Em geral, esses dados não eram compatíveis com os documentos fornecidos pelo pessoal de assistência técnica, dificultando a análise gerencial da operação. Outro impacto negativo dos constantes levantamentos feitos pelos gerentes era uma diminuição na performance do sistema transacional que suportava toda a operação da empresa.

Mas esse panorama mudou a partir de novembro de 2000, quando a empresa adotou as ferramentas SQL Server 2000, Microsoft Analysis Services 2000, Office 2000 e o Terminal Services, do Windows 2000. As soluções se mostraram fáceis de usar, com um bom nível de performance e totalmente integradas, com destaque para as funcionalidades da ferramenta Data Transformation Services (DTS). O DTS extrai informações do CRM – baseado em SQL Server -, do sistema de gestão e de algumas outras fontes, consolidando-as no banco de dados relacional. A partir daí, todas as noites são gerados cubos de informação focados nas necessidades das diferentes áreas da empresa. As filiais têm acesso aos cubos através de Terminal Services. Na rede da Diebold Procomp, rodam o software de ERP Magnus, da Datasul; o CRM da Peoplesoft, além de diversos sistemas desenvolvidos internamente com o uso da ferramenta Microsoft Visual Basic 6. Todas as filiais estão conectadas on-line aos escritórios de São Paulo através de links de comunicação de alta capacidade.

Em um primeiro momento, os técnicos do departamento de sistemas receberam treinamento nos produtos que constituem a solução da Microsoft. Após a implementação, finalizada em abril de 2002, cerca de 100 usuários distribuídos por todo o país foram treinados nas técnicas de exploração dos cubos utilizando o Excel 2000. O investimento realizado pela Diebold Procomp neste projeto foi de US$ 150 mil, sendo gastos aproximadamente US$ 10 mil em treinamento, US$ 20 mil na aquisição de produtos Microsoft e outros US$ 120 mil com pessoal. O fato de a empresa trabalhar com o pacote de aplicativos Office 2000 eliminou o custo do software para exploração dos cubos. Com a implementação das ferramentas OLAP, da Microsoft, a Diebold Procomp pôde automatizar todos os processos de obtenção de dados transacionais, reduzindo de 20 dias para apenas 24 horas o tempo médio para liberação de dados sobre uma determinada operação. Outra vantagem visível para os usuários foi a sua independência em relação à área de sistemas, com ganhos em flexibilidade e agilidade na obtenção de informações, o que gerou um aumento da performance do sistema transacional graças à eliminação de consultas gerenciais neste ambiente. O novo sistema também garantiu a padronização de indicadores de performance, o que facilitou à Diebold Procomp a comparação entre produtos, regiões e outras métricas. O projeto incluiu o uso de outras soluções, entre as quais o Project 2000, Exchange Server 2000; Visio 2000; Visual Studio 6.0; outras versões de SQL Server; e sistemas operacionais Windows 95 e 98.

 Entre os principais benefícios obtidos destacaram-se:

• Automatização dos processos de obtenção de dados transacionais, com redução do tempo médio para liberação das informações de 20 para apenas 1 dia;
• Independência dos gerentes em relação à área de sistemas, com ganhos em flexibilidade e agilidade na obtenção de informações;
• Aumento de performance do sistema transacional graças à eliminação de consultas gerenciais neste ambiente.